VAT OSS: co to jest i jak rozliczać sprzedaż do krajów UE

VAT OSS to unijna procedura, w której rozliczasz VAT od sprzedaży wysyłkowej do konsumentów z innych krajów UE w jednej kwartalnej deklaracji składanej w Polsce, zamiast rejestrować się do VAT w każdym z tych krajów. Stosujesz w niej stawki VAT kraju klienta, a cały podatek płacisz w euro do jednego urzędu skarbowego. Procedura dotyczy Cię, gdy Twoja sprzedaż do konsumentów z innych krajów Unii przekroczy w roku 10 000 euro (42 000 zł) albo gdy sam wybierzesz rozliczanie VAT w kraju klienta.

Co to jest VAT OSS?

VAT OSS (One Stop Shop, po polsku punkt kompleksowej obsługi) to system, w którym rejestrujesz się do VAT w jednym kraju Unii, składasz tam jedną deklarację za wszystkie kraje sprzedaży i robisz jedną płatność. Działa od 1 lipca 2021 r. i zastąpił wcześniejszy system MOSS (Mini One Stop Shop). Dla firmy z Polski urzędem prowadzącym OSS jest Drugi Urząd Skarbowy Warszawa-Śródmieście, który sam przekazuje pieniądze i dane do krajów Twoich klientów.

W tak zwanej procedurze unijnej OSS rozliczasz trzy rodzaje transakcji:

• wewnątrzwspólnotową sprzedaż towarów na odległość (WSTO), czyli wysyłkę towaru z Polski do konsumenta w innym kraju UE, na przykład paczkę z Twojego magazynu do klienta w Niemczech,
• usługi dla konsumentów, które są opodatkowane w kraju klienta,
• dostawy krajowe ułatwiane przez platformy, które przepisy uznają za dostawcę.

W OSS nie rozliczasz sprzedaży do konsumentów w Polsce, sprzedaży do firm (to wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów, WDT) ani sprzedaży z magazynu w innym kraju do klienta w tym samym kraju, na przykład z magazynu w Niemczech do klienta w Niemczech. Osobną procedurą jest IOSS: dotyczy towarów wysyłanych spoza UE w przesyłkach o wartości do 150 euro i ma deklaracje miesięczne.

Kogo dotyczy VAT OSS? Próg 10 000 euro

VAT OSS dotyczy firm, które sprzedają towary konsumentom z innych krajów UE i przekroczyły łączny próg 10 000 euro (42 000 zł) w bieżącym albo poprzednim roku. Do progu wliczasz wartość netto sprzedaży wysyłkowej do konsumentów ze wszystkich pozostałych krajów Unii razem oraz usługi telekomunikacyjne, nadawcze i elektroniczne świadczone konsumentom z tych krajów. Próg liczy się łącznie, a nie osobno dla każdego kraju, więc 4000 euro do Niemiec, 3500 euro do Czech i 3000 euro do Słowacji to już 10 500 euro i przekroczenie limitu.

Od chwili przekroczenia progu sprzedaż do konsumentów z innych krajów UE opodatkowujesz VAT kraju klienta. Masz wtedy dwie drogi: rejestracja do VAT w każdym kraju, do którego sprzedajesz, albo rejestracja do OSS w Polsce. Dopóki progu nie przekroczysz, możesz rozliczać tę sprzedaż z polskim VAT, ale wolno Ci też dobrowolnie wybrać opodatkowanie w kraju klienta, przez OSS albo lokalne rejestracje. Taki wybór zgłaszasz urzędowi skarbowemu i wiąże Cię on przez dwa lata od pierwszej dostawy w tym trybie.

Czy VAT OSS dotyczy firmy zwolnionej z VAT?

Tak. Zwolnienie podmiotowe z VAT w Polsce (do 240 000 zł sprzedaży krajowej) nie zwalnia Cię z rozliczenia VAT za granicą, gdy sprzedaż do konsumentów z innych krajów UE przekroczy 10 000 euro. Żeby zarejestrować się do OSS, musisz być zarejestrowany w Polsce jako podatnik VAT czynny albo zwolniony. Sprzedaż WSTO nie wlicza się do polskiego limitu 240 000 zł, więc w kraju możesz dalej korzystać ze zwolnienia.

Jak zarejestrować się do VAT OSS krok po kroku (VIU-R)

Do VAT OSS rejestrujesz się formularzem VIU-R, który wysyłasz elektronicznie do Naczelnika Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście. Nie dostajesz nowego numeru: w OSS posługujesz się swoim NIP-em.

1. Sprawdź rejestrację VAT w Polsce. Na dzień złożenia VIU-R musisz być podatnikiem VAT czynnym albo zwolnionym, a dane adresowe w zgłoszeniu VAT-R muszą być aktualne.
2. Wypełnij VIU-R z celem „Rejestracja”. Podajesz NIP, dane kontaktowe, adres e-mail i rachunek bankowy (IBAN). Ministerstwo Finansów zaleca rachunek w euro, bo w euro płacisz podatek i dostajesz ewentualne zwroty.
3. Wskaż datę rozpoczęcia procedury. Jeśli pierwszą sprzedaż objętą OSS już zrobiłeś, data nie może być późniejsza niż 10. dzień miesiąca po miesiącu tej sprzedaży.
4. Wyślij zgłoszenie. Przez system e-Deklaracje z kwalifikowanym podpisem elektronicznym (podpis zaufany tu nie wystarczy) albo przez e-Urząd Skarbowy, gdzie VIU-R złożysz od 1 lutego 2025 r.
5. Odbierz potwierdzenie. Urząd potwierdza rejestrację, a także ewentualną odmowę, wyłącznie mailem na adres podany w zgłoszeniu. Wszystkie późniejsze komunikaty i ponaglenia dotyczące OSS też przychodzą mailem.

Pilnuj terminu. Co do zasady rejestracja działa od pierwszego dnia kwartału po kwartale, w którym złożyłeś VIU-R. Jeśli sprzedaż zacząłeś wcześniej, OSS obejmie ją od dnia pierwszej dostawy pod warunkiem, że zgłosisz się do 10. dnia następnego miesiąca. Po tym terminie wejdziesz do OSS dopiero od kolejnego kwartału, a sprzedaż sprzed tej daty rozliczysz w każdym kraju klienta osobno, po rejestracji do VAT na miejscu.

Jak rozliczać VAT OSS? Deklaracja VIU-DO

VAT OSS rozliczasz kwartalną deklaracją VIU-DO, w której wykazujesz sprzedaż i podatek osobno dla każdego kraju klienta i każdej stawki, a potem wpłacasz całą kwotę w euro. Deklarację wysyłasz przez e-Deklaracje do Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście.

• Waluta. Kwoty w VIU-DO podajesz w euro, bez zaokrągleń. Sprzedaż w innych walutach przeliczasz po kursie Europejskiego Banku Centralnego z ostatniego dnia kwartału.
• Deklaracja zerowa. Składasz VIU-DO za każdy kwartał, także wtedy, gdy nie było sprzedaży objętej OSS.
• Wersja robocza. Przed złożeniem możesz wysłać wersję roboczą, którą system sprawdzi pod kątem błędów. Wersja robocza nie jest deklaracją.
• Numer referencyjny. Każda deklaracja dostaje unikatowy numer (UNR), na przykład PL/PLXXXXXXXXXX/Q3.2026. Podajesz go w tytule przelewu. Wpłata bez numeru wraca do Ciebie, a powstałą zaległość rozliczasz potem bezpośrednio z krajami klientów.
• Korekty. Za dany kwartał składasz tylko jedną deklarację. Błąd poprawiasz w deklaracji za kolejny kwartał, wskazując kraj, okres i kwotę korekty, w ciągu 3 lat od terminu złożenia pierwotnej deklaracji.
• Ewidencja. Prowadzisz ewidencję transakcji objętych OSS (kraj, towar, data, podstawa, stawka, kwota VAT, płatności, zwroty) i przechowujesz ją przez 10 lat od końca roku, w którym była sprzedaż.

Terminy VIU-DO i płatności

Deklarację VIU-DO składasz i podatek płacisz do końca miesiąca po zakończeniu kwartału. Deklaracji nie złożysz przed końcem kwartału, najwcześniej pierwszego dnia po nim.

Termin złożenia deklaracji nie przesuwa się na weekend ani święto, bo bramka OSS działa całą dobę. Z płatnością uważaj bardziej: według zasad opublikowanych przez Ministerstwo Finansów, gdy koniec miesiąca wypada w dzień wolny, wpłata musi dotrzeć w ostatnim dniu roboczym tego miesiąca. Za III kwartał 2026 r. deklarację złożysz więc do soboty 31 października, a pieniądze wyślij tak, żeby dotarły najpóźniej w piątek 30 października.

Stawki VAT w krajach UE

W OSS stosujesz stawkę VAT obowiązującą w kraju klienta dla danego towaru. Każdy kraj sam ustala stawkę podstawową i listę towarów ze stawkami obniżonymi, więc ten sam produkt może mieć w jednym kraju stawkę podstawową, a w innym obniżoną. Poniżej stawki z tabeli Komisji Europejskiej dla krajów, do których polscy sprzedawcy wysyłają najczęściej.

Tabela pokazuje stawki, a nie to, który towar dostaje którą stawkę. Przy książkach, żywności, artykułach dziecięcych czy suplementach sprawdź klasyfikację swojego produktu w bazie Taxes in Europe Komisji Europejskiej albo u doradcy w danym kraju. Ustaw też ceny brutto osobno dla każdego rynku, bo przy tej samej cenie końcowej na Węgrzech (27%) zostaje Ci mniej netto niż w Niemczech (19%).

OSS a marketplace: kto rozlicza VAT na Amazonie, eBayu i Kauflandzie?

Gdy sprzedajesz jako firma z Polski i wysyłasz towar z UE, VAT od sprzedaży do konsumentów rozliczasz Ty, a nie marketplace. Platforma przejmuje rozliczenie VAT tylko w dwóch przypadkach: przy sprzedaży towarów importowanych w przesyłkach do 150 euro i przy sprzedaży, w której sprzedawca nie ma siedziby w UE. Polskiego sprzedawcy wysyłającego z Polski żaden z tych przypadków nie dotyczy.

• Amazon. Usługa VCS (VAT Calculation Service) liczy VAT dla Twoich zamówień i może wystawiać faktury w Twoim imieniu, ale deklarację VIU-DO i płatność robisz sam. Jeśli korzystasz z FBA i Twój towar leży w magazynach Amazona w innych krajach, Amazon wymaga numeru VAT w każdym kraju, w którym przechowuje towar. Sprzedaży z magazynu w Niemczech do klienta w Niemczech nie rozliczysz w OSS, tylko w niemieckiej deklaracji. Jak działają faktury VCS, opisujemy we wpisie o Amazon VCS, a koszty FBA w przewodniku jak sprzedawać na Amazon.
• eBay. eBay potwierdza, że gdy sprzedawca z UE wysyła towar z UE do kupującego w UE, platforma nie dolicza podatku i nie zmienia ceny z oferty. VAT kraju klienta musi być więc już w Twojej cenie. Więcej o opłatach piszemy we wpisie jak sprzedawać na eBay.
• Kaufland. Kaufland Global Marketplace daje sprzedawcom z UE dwie możliwości: numer OSS albo lokalne numery VAT w każdym kraju sprzedaży. Numer OSS wpisujesz przy rejestracji albo później w ustawieniach konta, w zakładce „Informacje podatkowe”, a do aktywacji Kaufland.es potrzebny jest aktywny numer VAT UE potwierdzony w VIES. Załatw OSS przed startem na Kaufland.de; szczegóły w przewodniku jak sprzedawać na Kaufland.

W praktyce przy kilku kanałach dane do VIU-DO leżą w kilku panelach: raport VCS z Amazona, zamówienia z eBaya, Kauflandu i Twojego sklepu. Deklarację składasz jedną, więc co kwartał musisz zebrać sprzedaż ze wszystkich źródeł, rozbić ją na kraje i stawki i przeliczyć na euro.

Najczęstsze błędy w rozliczeniu VAT OSS

Najwięcej problemów sprawiają spóźniona rejestracja i dane zbierane ręcznie z kilku kanałów. Sprawdź swoją firmę pod kątem tych błędów:

• Próg liczony dla jednego kraju. Limit 10 000 euro obejmuje sprzedaż do wszystkich krajów UE razem, w bieżącym i w poprzednim roku. Kto patrzy tylko na Niemcy, przekracza go, nie wiedząc o tym.
• Zgłoszenie po 10. dniu miesiąca. Spóźniony VIU-R oznacza, że sprzedaż do końca kwartału rozliczasz lokalnie w każdym kraju klienta.
• Polska stawka na zagranicznym zamówieniu. Po przekroczeniu progu zamówienie do Niemiec ma 19% niemieckiego VAT, a nie 23% polskiego, także na fakturze.
• Sprzedaż do firm w OSS. Sprzedaż dla firmy z numerem VAT UE to wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów (WDT), którą rozliczasz poza OSS, a nie pozycja w VIU-DO.
• Sprzedaż z zagranicznego magazynu w OSS. Towar wysłany z magazynu FBA w Niemczech do klienta w Niemczech rozliczasz w niemieckiej deklaracji.
• Brak deklaracji zerowej. Trzy kwartały bez deklaracji albo bez pełnej wpłaty, mimo ponaglenia, to podstawa do wykluczenia z OSS i dwuletniej kwarantanny, w której nie skorzystasz z żadnej procedury szczególnej.
• Korekta starej deklaracji zamiast nowej. Błędy z poprzednich kwartałów poprawiasz w bieżącej VIU-DO, a nie przez ponowne złożenie deklaracji za tamten okres.

VAT per kraj w Sellero

Sellero to system zarządzania zamówieniami, w którym zamówienia z Allegro, Amazona, eBaya, Kauflandu i Twojego sklepu trafiają do jednej kolejki, a faktury powstają z danych zamówienia z właściwym schematem VAT. Dzięki temu sprzedaż do każdego kraju masz w jednym rejestrze, a nie w kilku panelach.

• Moduł Faktury obsługuje schematy VAT krajowy, OSS i WDT, więc zamówienie do Niemiec dostaje stawkę kraju klienta, a faktura dla firmy z numerem VAT UE schemat WDT.
• Faktury VCS z Amazona trafiają do tego samego rejestru co faktury z pozostałych kanałów, a faktury wysyłasz automatycznie do KSeF ze statusem albo eksportujesz do inFakt i wFirma.
• W module Transakcje widzisz marżę po prowizji, wysyłce, zwrocie i VAT przy każdym zamówieniu, produkcie i kanale, w złotówkach liczonych kursem z dnia transakcji. Od razu widać, czy sprzedaż na Węgry z 27% VAT jeszcze Ci się opłaca.

Jeśli dopiero planujesz wejście na zagraniczne marketplace’y, zacznij od wpisu o KSeF dla sprzedawcy marketplace, bo e-faktury i OSS dotyczą tego samego obiegu dokumentów.

Najczęstsze pytania o VAT OSS

Czy VAT OSS jest obowiązkowy?

Nie. OSS jest dobrowolny: po przekroczeniu progu 10 000 euro możesz zamiast niego zarejestrować się do VAT w każdym kraju klienta. Jeśli jednak przystąpisz do OSS, rozliczasz w nim całą sprzedaż objętą procedurą do wszystkich krajów UE, bez wybierania pojedynczych krajów.

Czy po rejestracji do OSS dostanę nowy numer VAT?

Nie. Firma z siedzibą w Polsce rozlicza OSS na swoim NIP-ie, a urząd nie nadaje osobnego identyfikatora. Numer, który marketplace’y takie jak Kaufland nazywają numerem OSS, to Twój numer VAT, pod którym jesteś zarejestrowany w procedurze.

Czy przy sprzedaży w OSS muszę wystawiać faktury konsumentom?

Przepisy OSS nie nakładają obowiązku faktury dla konsumenta. Jeśli fakturę wystawiasz, stosujesz polskie zasady fakturowania i stawkę VAT kraju klienta. Marketplace może mieć własne zasady: Kaufland wskazuje, że faktury klientom wystawia sprzedawca, ze stawką VAT kraju klienta, a Amazon w programie VCS może wystawiać je w Twoim imieniu.

Jak zrezygnować z VAT OSS?

Składasz VIU-R z celem „Wyrejestrowanie” i wskazujesz przyczynę. Jeśli rezygnujesz z własnej woli, zrób to co najmniej 15 dni przed końcem kwartału poprzedzającego ten, od którego chcesz rozliczać się inaczej. Jeśli przestajesz sprzedawać za granicę albo nie spełniasz już warunków, zgłaszasz to do 10. dnia następnego miesiąca.

Czy mogę rozliczać OSS, zanim przekroczę 10 000 euro?

Tak. Poniżej progu możesz dobrowolnie wybrać opodatkowanie w kraju klienta: zgłaszasz to naczelnikowi urzędu skarbowego na formularzu VAT-29, do 10. dnia miesiąca po dokonaniu wyboru, i rejestrujesz się do OSS formularzem VIU-R. Wybór obowiązuje przez co najmniej dwa lata od pierwszej dostawy w tym trybie, a powrót do polskiego VAT też zgłaszasz na VAT-29.

Źródła: Podatki.gov.pl - punkt kompleksowej obsługi OSS i IOSS; Ministerstwo Finansów - zasady rozliczania VAT w procedurze unijnej OSS; Ministerstwo Finansów - instrukcja wypełniania VIU-R; Ministerstwo Finansów - objaśnienia podatkowe VAT e-commerce; Biznes.gov.pl - sprzedaż towarów i usług konsumentom z UE, OSS; Komisja Europejska - przewodnik dotyczący punktu kompleksowej obsługi w zakresie VAT; Komisja Europejska, Your Europe - stawki VAT w krajach UE; Amazon - FBA w Europie i numery VAT; eBay - obowiązki VAT w UK i UE; Kaufland Global Marketplace - rejestracja podatkowa; Kaufland Global Marketplace - faktury dla klientów; Amazon - VAT Calculation Service. Stan na październik 2026 r. Stawki VAT i zasady OSS się zmieniają, a tekst opisuje je ogólnie i nie zastępuje porady księgowej ani podatkowej.