KSeF dla sprzedawcy marketplace: co się zmienia i jak się nie narobić

Krajowy System e-Faktur już działa: od 1 lutego 2026 r. faktury w KSeF wystawiają największe firmy, a od 1 kwietnia 2026 r. pozostałe. Podatnicy, których sprzedaż dokumentowana fakturami nie przekracza 10 000 zł miesięcznie, mają czas do końca 2026 r. Dla firm wystawiających kilka faktur miesięcznie to formalność. Dla sprzedawcy marketplace, u którego faktury powstają do zamówień z kilku kanałów, to zmiana obiegu, której nie da się obsłużyć ręcznie.

Co się zmieniło

Fakturę dla firmy wystawiasz jako ustrukturyzowany dokument i wysyłasz do centralnego systemu Ministerstwa Finansów. PDF wysłany mailem już nie wystarczy. Poza wystawieniem liczy się skuteczna wysyłka do KSeF, z potwierdzeniem i numerem identyfikującym dokument w systemie.

Obowiązek dotyczy faktur dla firm. Faktury dla konsumentów, które przy sprzedaży na marketplace’ach często są większością dokumentów, możesz wystawiać w KSeF dobrowolnie albo tak jak dotąd. Kary za błędy w stosowaniu KSeF zaczną obowiązywać od 1 stycznia 2027 r.

Struktura FA(3) i tryb offline24

Struktura FA(3). Od 1 lutego 2026 r. obowiązuje nowa wersja struktury faktury ustrukturyzowanej; to w niej doszła możliwość dołączenia załącznika do dokumentu.

Tryb offline24. Gdy KSeF jest niedostępny albo nie masz połączenia, fakturę wolno wystawić poza systemem, ale musisz ją przesłać najpóźniej następnego dnia roboczego. Numer KSeF dokument dostaje dopiero po przesłaniu. Ktoś w zespole albo system musi więc pilnować kolejki dokumentów czekających na wysyłkę.

Terminy i szczegóły zebraliśmy też na stronie integracji z KSeF, razem z odnośnikami do materiałów Ministerstwa Finansów.

Problemy sprzedawcy wielokanałowego

• Skala. Przy setkach zamówień miesięcznie ręczna wysyłka do KSeF odpada.
• Wiele źródeł. Dokumenty sprzedaży z Allegro, Amazona (w tym faktury VCS) i pozostałych kanałów muszą wpaść w jeden, spójny obieg.
• Kontrola statusu. KSeF może odrzucić wysłany dokument. Odrzucone wysyłki musisz widzieć i poprawiać, zanim narośnie zaległość.

KSeF w Sellero

W Sellero wysyłka do KSeF należy do zwykłego obiegu dokumentów: Sellero wysyła e-faktury automatycznie, a status każdej wysyłki widzisz w panelu, obok reszty fakturowania, serii numeracji i eksportu dla księgowości. Szczegóły w module Faktury. Rozliczenia i prowizje kanałów, z których te faktury wynikają, spina moduł Transakcje.

Nie prowadzisz KSeF jako osobnego „projektu compliance”: fakturowanie, OSS i e-faktury obsługujesz w jednym narzędziu.

Checklista gotowości

• Czy faktury ze wszystkich kanałów powstają w jednym systemie?
• Czy wysyłka do KSeF dzieje się bez udziału człowieka?
• Czy widzisz statusy wysyłek i odrzucenia w jednym miejscu?
• Czy księgowość dostaje komplet dokumentów w jednym formacie?

Jeśli na którekolwiek pytanie odpowiedź brzmi „nie”, porozmawiajmy, zanim narosną zaległości.

Stan prawny: wrzesień 2026 r. Tekst opisuje zasady ogólnie i nie zastępuje porady księgowej ani podatkowej.