Faktura do paragonu - kiedy można ją wystawić i jak to zrobić w 2026

Fakturę do paragonu wystawisz konsumentowi, jeśli poprosi o nią w ciągu 3 miesięcy od końca miesiąca, w którym dostał towar albo zapłacił. Firmie wystawisz ją tylko wtedy, gdy jej NIP jest na paragonie, bo faktura z NIP do paragonu bez NIP oznacza sankcję w wysokości 100% VAT z tej faktury. W 2026 r. faktura do paragonu dla firmy podlega co do zasady KSeF, a wyjątek dla faktur wystawianych na kasie rejestrującej obowiązuje tylko do końca roku.

Kiedy klient może żądać faktury do paragonu?

To zależy od tego, kto kupuje. Konsument może poprosić o fakturę po zakupie, w ustawowym terminie. Firma musi zgłosić, że kupuje jako podatnik, zanim sprzedaż zostanie zamknięta na kasie fiskalnej, czyli podać NIP do paragonu.

Klient indywidualny: 3 miesiące na żądanie

Konsument ma 3 miesiące, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczyłeś towar albo otrzymałeś całość lub część zapłaty. Jeśli zgłosi się w tym terminie, musisz wystawić fakturę. Paragon konsumenta nie zawiera NIP, więc faktura też go nie zawiera. Przykład: klient odebrał paczkę 10 października 2026 r., więc o fakturę może poprosić do 31 stycznia 2027 r.

Termin wystawienia zależy od dnia, w którym klient zgłosił żądanie:

• żądanie do końca miesiąca sprzedaży: fakturę wystawiasz najpóźniej 15. dnia następnego miesiąca,
• żądanie po upływie tego miesiąca: fakturę wystawiasz najpóźniej 15. dnia od zgłoszenia żądania.

Firma: NIP musi być na paragonie

Przy sprzedaży zarejestrowanej na kasie fiskalnej fakturę dla firmy wystawisz wyłącznie wtedy, gdy paragon zawiera jej NIP (art. 106b ust. 5 ustawy o VAT). Klient musi więc zdecydować w chwili zakupu, czy kupuje jako podatnik, czy jako konsument. Ministerstwo Finansów opisuje dwa warianty:

• Paragon do 450 zł brutto (100 euro) z NIP to faktura uproszczona, równoważna zwykłej fakturze. Nie wystawiasz do niego drugiej faktury, bo jednej sprzedaży nie dokumentuje się dwoma fakturami.
• Paragon powyżej 450 zł z NIP jest podstawą, na której firma prosi o wystawienie faktury.

Jeśli klient nie podał NIP przed wydrukowaniem paragonu, traktujesz go jak konsumenta. Może dostać fakturę, ale bez NIP.

Sankcja 100% VAT

Jeśli wystawisz firmie fakturę z NIP do paragonu bez NIP, urząd skarbowy ustali Ci dodatkowe zobowiązanie podatkowe w wysokości 100% kwoty VAT z tej faktury (art. 106b ust. 6). Sankcji nie nakłada się na osoby fizyczne, które za ten sam czyn odpowiadają karnie skarbowo, a reguły nie stosuje się do usług taksówek osobowych.

Kiedy te zasady Cię nie dotyczą

Zasady o NIP na paragonie dotyczą tylko sprzedaży zarejestrowanej na kasie fiskalnej. Sklep internetowy wystawia paragon jak każdy inny sprzedawca, ale jeśli całą zapłatę otrzymujesz za pośrednictwem poczty, banku lub SKOK-u na rachunek bankowy, a z ewidencji jasno wynika, której sprzedaży dotyczy, nie musisz rejestrować jej na kasie. Zwolnienie nie obejmuje towarów, które zawsze trzeba nabić na kasę, na przykład części do silników, komputerów i elektroniki oraz perfum. Gdy sprzedaż nie przechodzi przez kasę, fakturę dla firmy wystawiasz na zwykłych zasadach, bez „paragonu z NIP”.

Faktura do paragonu w KSeF w 2026 roku

Faktura do paragonu dla firmy to zwykła faktura dla podatnika, więc co do zasady wystawiasz ją w KSeF. Obowiązek KSeF objął od 1 lutego 2026 r. firmy, których sprzedaż w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł, a od 1 kwietnia 2026 r. pozostałe. Do końca 2026 r. poza KSeF mogą fakturować podatnicy, u których wartość sprzedaży udokumentowanej takimi fakturami nie przekracza w miesiącu 10 000 zł brutto. Faktury dla konsumentów nie muszą trafiać do KSeF nigdy, możesz je tam wystawiać dobrowolnie, także fakturę do paragonu.

Osobny wyjątek dotyczy kas fiskalnych. Do 31 grudnia 2026 r. faktury wystawiane przy użyciu kasy rejestrującej i paragony z NIP do 450 zł możesz wystawiać poza KSeF. Od 2027 r. Ministerstwo Finansów zapowiada, że faktura do sprzedaży zaewidencjonowanej na kasie, wystawiana firmie, będzie musiała powstać w KSeF.

Kary za błędy w stosowaniu KSeF zaczną obowiązywać od 1 stycznia 2027 r. Szerzej o obiegu e-faktur przy kilku kanałach sprzedaży piszemy we wpisie KSeF dla sprzedawcy marketplace.

Oznaczenie FP w fakturze ustrukturyzowanej

W strukturze FA(3) jest pole FP, w którym wpisujesz „1”, żeby oznaczyć fakturę z art. 109 ust. 3d ustawy o VAT, czyli fakturę do sprzedaży zaewidencjonowanej na kasie. Broszura Ministerstwa Finansów opisuje je jako pole fakultatywne. Takie faktury ujmujesz w ewidencji VAT w okresie wystawienia, ale nie zwiększają one sprzedaży ani podatku należnego, bo ta sprzedaż jest już w raporcie dobowym kasy. Oznaczenie pomaga więc uniknąć podwójnego wykazania tej samej sprzedaży.

Faktura do paragonu przy sprzedaży na marketplace

Na marketplace’ach klient zwykle zgłasza chęć otrzymania faktury przy zakupie, a nie po nim. Dzięki temu masz NIP, zanim wystawisz dokument, i możesz od razu wystawić fakturę albo paragon z NIP.

Allegro

Na Allegro kupujący wpisuje dane do faktury w formularzu dostawy i płatności. Przy takim zamówieniu widzisz w zakładce Zamówienia osobną ikonę z danymi do faktury, a filtr zamówień pokazuje te, do których nie dodałeś jeszcze faktury. Fakturę dołączasz do zamówienia jako PDF, podgląd faktury KSeF w PDF albo link, a kupujący znajdzie ją w historii zakupów. Według Allegro obowiązek wystawienia faktury lub paragonu powstaje, gdy zobaczysz wpłatę za zamówienie, a liczy się data wpływu pieniędzy na saldo operatora płatności, nie data wypłaty na Twoje konto.

Kłopot pojawia się, gdy firma nie zaznaczyła faktury przy zakupie, sprzedaż przeszła przez kasę, a klient prosi o fakturę po otrzymaniu paczki z paragonem bez NIP. Wtedy możesz wystawić jej tylko fakturę konsumencką, bez NIP. Faktura z NIP do takiego paragonu grozi sankcją 100% VAT.

Amazon

Na Amazonie dokumenty mogą powstawać w usłudze VAT Calculation Service: Amazon udostępnia dane podatkowe, a faktury może wystawiać za Ciebie automatycznie albo przyjmuje Twoje. VCS działa między innymi w sklepie amazon.pl, a sprzedawca w VCS pokazuje klientom Amazon Business ceny bez VAT. Jeśli nie korzystasz z VCS, wystawiasz faktury sam, według tych samych zasad co w sklepie internetowym. Szczegóły opisaliśmy we wpisie Amazon VCS bez ręcznego klejenia faktur.

Jak wystawić fakturę do paragonu krok po kroku?

1. Sprawdź termin. Konsument ma 3 miesiące od końca miesiąca dostawy lub zapłaty. Po tym terminie nie masz obowiązku wystawienia faktury.
2. Sprawdź, kto kupuje. Jeśli firma, szukasz NIP na paragonie. Bez NIP możesz wystawić tylko fakturę konsumencką. Przy paragonie z NIP do 450 zł nie wystawiasz drugiej faktury.
3. Odszukaj paragon. Przy fakturze do sprzedaży z kasy zostawiasz w dokumentacji numer dokumentu i numer unikatowy kasy z paragonu albo sam paragon papierowy (art. 106h ust. 1).
4. Wystaw fakturę. Dane sprzedaży, czyli pozycje, ilości, ceny i stawki VAT, przenosisz z paragonu.
5. Zdecyduj o KSeF. Fakturę dla firmy wystawiasz w KSeF, chyba że korzystasz z wyjątków na 2026 r. Fakturę dla konsumenta możesz wystawić poza KSeF.
6. Ujmij fakturę w ewidencji. Wykazujesz ją w okresie wystawienia, bez ponownego zwiększania sprzedaży i VAT, które są już w raporcie kasy.
7. Przekaż fakturę klientowi. Firma z polskim NIP otrzymuje ją w KSeF. Na Allegro dołączasz dokument do zamówienia, więc kupujący ma go w historii zakupów.

Faktury do zamówień z marketplace’ów w Sellero

Sellero wystawia faktury z danych zamówienia, w tym z danych do faktury, które kupujący podał na marketplace. Zamówienia z Allegro, Amazona, eBaya, Kauflandu i sklepu trafiają do jednej kolejki, więc od razu widzisz, które wymagają faktury.

• Faktury ze schematami VAT (krajowy, OSS, WDT) i obsługą Amazon VCS.
• Automatyczna wysyłka do KSeF ze statusem każdej faktury w panelu. Szczegóły na stronie integracji KSeF.
• Eksport dokumentów do inFakt i wFirma.

Najczęstsze pytania o fakturę do paragonu

Czy mogę wystawić fakturę z NIP do paragonu bez NIP?

Nie, jeśli sprzedaż była zarejestrowana na kasie fiskalnej. Urząd ustali wtedy dodatkowe zobowiązanie w wysokości 100% VAT z tej faktury. Do paragonu bez NIP możesz wystawić tylko fakturę bez NIP nabywcy, taką jak dla konsumenta.

Ile czasu ma klient na prośbę o fakturę do paragonu?

Konsument ma 3 miesiące, licząc od końca miesiąca, w którym dostał towar albo zapłacił. Firma musi podać NIP przed zakończeniem sprzedaży na kasie, bo bez NIP na paragonie faktury z NIP nie dostanie.

Czy fakturę do paragonu dla konsumenta trzeba wysłać do KSeF?

Nie. Faktury dla osób fizycznych nieprowadzących działalności nie są objęte obowiązkowym KSeF. Możesz je wystawiać w KSeF dobrowolnie albo tak jak dotąd, papierowo lub elektronicznie, na przykład w PDF.

Czy paragon z NIP to faktura?

Tak, jeśli kwota nie przekracza 450 zł brutto (100 euro). Taki paragon jest fakturą uproszczoną, na podstawie której firma odliczy VAT. Do końca 2026 r. może być wystawiany poza KSeF. Przy wyższej kwocie paragon z NIP jest podstawą do wystawienia faktury.

Co, jeśli sprzedaję bez kasy fiskalnej?

Wtedy nie ma paragonu, więc nie ma też faktury do paragonu. Wystawiasz zwykłą fakturę na żądanie klienta albo dla firmy, a reguła o NIP na paragonie Cię nie dotyczy. Sprawdź tylko, czy Twoja sprzedaż spełnia warunki zwolnienia z kasy, bo części towarów zawsze trzeba ewidencjonować na kasie.

Źródła: Ustawa o podatku od towarów i usług, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 1263 (art. 106b, 106h, 106i, 109 ust. 3d, 145l–145n); Ministerstwo Finansów - nowe zasady wystawiania faktur do paragonów; Ministerstwo Finansów - objaśnienia podatkowe z 16 października 2020 r. o paragonach z NIP; Biznes.gov.pl - wystawianie paragonów; Biznes.gov.pl - jak wystawiać faktury VAT; Podatki.gov.pl - pytania i odpowiedzi KSeF 2.0; Podatki.gov.pl - broszura o strukturze FA(3); Allegro - jak korzystać z zakładki Zamówienia; Allegro - kiedy wystawić fakturę za zakupy; Amazon - VAT Calculation Service. Stan na październik 2026 r. Tekst opisuje zasady ogólnie i nie jest poradą podatkową. Przepisy o KSeF zmieniają się etapami, więc przed zmianą obiegu dokumentów sprawdź aktualny stan prawny ze swoim księgowym.