Jak sprawdzić kontrahenta w VIES? Weryfikacja numeru VAT UE

Kontrahenta z innego kraju UE sprawdzasz w VIES, bezpłatnej wyszukiwarce Komisji Europejskiej: wybierasz państwo, wpisujesz numer VAT UE i dostajesz odpowiedź, czy numer jest ważny dla transakcji wewnątrzwspólnotowych. Ważny numer nabywcy to jeden z warunków stawki 0% przy wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów (WDT), dlatego sprawdzasz go przed wystawieniem faktury i zachowujesz potwierdzenie.

Czym jest VIES?

VIES (VAT Information Exchange System) to system, przez który administracje podatkowe krajów UE wymieniają dane o rejestracji do VAT i o transakcjach wewnątrzwspólnotowych. Dla przedsiębiorcy ma publiczną wyszukiwarkę, w której potwierdzisz, czy numer VAT UE kontrahenta jest ważny. Nie istnieje jedna unijna baza podatników: wyszukiwarka wysyła zapytanie do bazy kraju, który nadał numer, i w ciągu kilku sekund zwraca odpowiedź według stanu na dzień sprawdzenia.

VIES potwierdza tylko ważność numeru. Nie znajdziesz w nim numeru VAT po nazwie firmy, a nazwę i adres zobaczysz wyłącznie wtedy, gdy kraj kontrahenta zgodził się na ich ujawnianie. Dane w systemie może poprawić tylko administracja podatkowa kraju, który nadał numer.

Jak sprawdzić numer VAT UE w VIES krok po kroku?

Numer sprawdzasz na stronie VIES Komisji Europejskiej, w kilku krokach:

1. Otwórz wyszukiwarkę VIES na stronie Komisji Europejskiej (ec.europa.eu/taxation_customs/vies).
2. Wybierz państwo, które nadało numer. Wskazuje je dwuliterowy prefiks, na przykład DE dla Niemiec, CZ dla Czech, AT dla Austrii.
3. Wpisz numer VAT kontrahenta jednym ciągiem, bez spacji i kropek. Litery wpisuj wielkimi literami.
4. Podaj swój numer VAT UE w polu numeru wnioskodawcy. Wtedy odpowiedź będzie zawierała unikalny numer konsultacji.
5. Uruchom weryfikację przyciskiem pod formularzem i odczytaj wynik.
6. Zapisz potwierdzenie. Zachowaj wydruk lub PDF z numerem konsultacji. Według Komisji Europejskiej to właśnie ten numer pozwala wykazać przed urzędem skarbowym, że sprawdziłeś dany numer w danym momencie i dostałeś określoną odpowiedź.

Wyszukiwarka obsługuje pojedyncze zapytania. Jeśli sprawdzasz wiele numerów, na przykład przy każdym zamówieniu firmowym z innego kraju, Komisja udostępnia usługę SOAP o tych samych funkcjach, z której korzystają programy do sprzedaży i fakturowania.

Co oznacza wynik sprawdzenia?

Co zrobić, gdy numer VAT UE jest nieaktywny?

Najpierw sprawdź z klientem, czy podał numer poprawnie: liczbę znaków, długość i prefiks kraju. Jeśli po poprawce numer nadal jest nieważny, poproś klienta, żeby skontaktował się ze swoim urzędem skarbowym, bo tylko on może zaktualizować dane w VIES. Możesz też zwrócić się o weryfikację do administracji podatkowej kraju klienta.

Częsty powód to brak osobnej rejestracji do transakcji wewnątrzwspólnotowych. Część państw UE, w tym Polska, wymaga takiej rejestracji, więc firma może być zwykłym podatnikiem VAT w swoim kraju i nie figurować w VIES. Dopóki numer nie jest ważny, nie stosuj stawki 0%. Komisja Europejska radzi jasno: jeśli uważasz, że klient nie jest podatnikiem, nie zwalniaj dostawy, tylko nalicz VAT. Jaką stawkę zastosować, zależy od statusu nabywcy, więc w takiej sytuacji ustal to z księgowym.

Jeśli nieważny okazuje się Twój własny numer, sprawa jest w Twoim urzędzie skarbowym. Do transakcji wewnątrzwspólnotowych musisz zarejestrować się jako podatnik VAT-UE na formularzu VAT-R i posługiwać się numerem NIP z prefiksem PL.

VIES a WDT i stawka 0%

Ważny numer VAT UE nabywcy jest jednym z kilku warunków stawki 0% przy wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów, ale sam nie wystarcza. Według Biznes.gov.pl stawkę 0% zastosujesz, jeśli łącznie:

• dostarczasz towar nabywcy, który podał Ci ważny numer VAT UE nadany w innym państwie UE niż Polska,
• przed terminem złożenia JPK_VAT za dany okres masz dowody, że towar wyjechał z Polski i dotarł do nabywcy,
• w chwili składania JPK_VAT jesteś zarejestrowany jako podatnik VAT-UE,
• składasz poprawną informację podsumowującą VAT-UE, co miesiąc do 25. dnia następnego miesiąca. Jeśli jej nie złożysz, tracisz prawo do stawki 0%, chyba że należycie wyjaśnisz uchybienie na piśmie naczelnikowi urzędu skarbowego.

Na fakturze podajesz swój numer z prefiksem PL i numer VAT UE nabywcy z prefiksem jego kraju. Dowodem wywozu mogą być między innymi dokumenty przewozowe od przewoźnika, korespondencja handlowa z zamówieniem, dokumenty zapłaty i potwierdzenie odbioru towaru przez nabywcę w innym kraju. Komisja Europejska przypomina, że potwierdzenie ważności numeru w VIES to tylko jeden z dowodów uprawniających do zwolnienia dostawy wewnątrzwspólnotowej.

VIES a sprzedaż na marketplace

VIES ma znaczenie na marketplace’ach w dwóch sytuacjach: gdy kupuje u Ciebie firma z innego kraju UE i gdy platforma sprawdza Twój własny numer VAT UE. Większość zamówień z marketplace’ów to jednak sprzedaż konsumentom, a wtedy nie ma WDT, tylko sprzedaż wysyłkowa rozliczana według zasad opisanych we wpisie OSS i VAT per kraj.

Kupujący firmowy z innego kraju UE

Allegro od 18 listopada 2024 r. pozwala wszystkim sprzedającym udostępniać oferty dla firm na business.allegro.cz. Warunkiem jest między innymi aktywny numer VAT UE sprzedającego w VIES i wystawianie faktur VAT. W zamówieniach, które spełniają warunki WDT, Allegro przekazuje numer VAT UE kupującego i status jego weryfikacji w VIES. Status dotyczy chwili zawarcia transakcji i nie jest aktualizowany dla starszych zamówień.

Na Amazonie sprzedawca korzystający z usługi VAT Calculation Service pokazuje klientom Amazon Business ceny bez VAT, a VCS działa między innymi w sklepie amazon.pl. Szczegóły obiegu faktur VCS opisaliśmy we wpisie Amazon VCS bez ręcznego klejenia faktur. Niezależnie od platformy warunki stawki 0% są te same: ważny numer nabywcy, dowody wywozu i informacja podsumowująca.

Weryfikacja Twojego numeru przez marketplace

Kaufland sprawdza numer VAT UE sprzedawcy dwuetapowo: najpierw w VIES, potem w niemieckiej bazie Centralnego Federalnego Urzędu Podatkowego (BZSt), gdzie porównuje także dane firmy. Jeśli weryfikacja się nie powiedzie, sprzedaż na danym rynku zostaje wstrzymana, a oferty ukryte, dopóki numer nie przejdzie kontroli. Dlatego aktywna rejestracja VAT-UE i dane zgodne z rejestrem to warunek sprzedaży zagranicznej na marketplace’ach, nie tylko formalność przy fakturze.

Biała lista podatników VAT a VIES - czym się różnią?

Biała lista służy do sprawdzania polskich kontrahentów i ich rachunków bankowych, a VIES do sprawdzania numerów VAT UE w transakcjach wewnątrzwspólnotowych. To dwa różne rejestry i odpowiadają na różne pytania.

Status czynnego podatnika VAT na białej liście nie oznacza, że firma ma aktywny numer w VIES. Do transakcji wewnątrzwspólnotowych potrzebna jest osobna rejestracja jako podatnik VAT-UE.

Faktury WDT w Sellero

Sellero wystawia faktury z danych zamówienia w schemacie VAT właściwym dla transakcji: krajowym, OSS albo WDT. Numery VAT kontrahentów z innych krajów UE moduł Faktury sprawdza w VIES automatycznie. Zamówienia od firm z innych krajów UE trafiają do tej samej kolejki co reszta sprzedaży z Allegro, Amazona, Kauflandu i sklepu, więc faktura powstaje przy zamówieniu, którego dotyczy.

• Faktury ze schematami VAT (krajowy, OSS, WDT), Amazon VCS i automatyczną wysyłką do KSeF ze statusem w panelu.
• Eksport dokumentów do inFakt i wFirma, więc dokumenty trafiają do księgowości bez przepisywania.
• Transakcje: prowizje i wypłaty marketplace’ów przypisane do zamówień, z kursami walut z dnia transakcji.

Najczęstsze pytania o VIES

Czy muszę sprawdzać kontrahenta w VIES?

Jeśli chcesz zastosować stawkę 0% przy WDT, tak. Ważny numer VAT UE nabywcy jest warunkiem tej stawki, a Biznes.gov.pl zaleca, żeby sprzedawca zawsze sprawdzał kontrahenta w VIES przed transakcją. Bez potwierdzenia trudno Ci będzie wykazać przed urzędem, że numer był ważny w dniu dostawy.

Czy wydruk z VIES wystarczy jako dowód przy WDT?

Nie. Wydruk z numerem konsultacji potwierdza, że numer był ważny w chwili sprawdzenia, ale do stawki 0% potrzebujesz też dowodów wywozu towaru, rejestracji VAT-UE i poprawnej informacji podsumowującej.

Jak często sprawdzać numer VAT UE?

Przed każdą transakcją, którą chcesz rozliczyć jako WDT. VIES pokazuje stan na dzień sprawdzenia, a numer może w każdej chwili stracić ważność, na przykład po wykreśleniu firmy z rejestru VAT-UE w jej kraju.

Dlaczego VIES nie pokazuje nazwy firmy?

Bo państwo, które nadało numer, nie zgadza się na ujawnianie nazwy i adresu. Zobaczysz wtedy „---” w miejscu tych danych. Jeśli potrzebujesz potwierdzić, że numer należy do konkretnej firmy, możesz zwrócić się do swojej administracji podatkowej.

Czy w VIES sprawdzę firmę z Wielkiej Brytanii?

Nie. Od 1 stycznia 2021 r. VIES nie sprawdza brytyjskich numerów z prefiksem GB. Obsługuje natomiast numery firm z Irlandii Północnej z prefiksem XI. Numer GB sprawdzisz w brytyjskiej administracji podatkowej.

Źródła: Komisja Europejska - VIES, wyszukiwarka, pomoc i FAQ; Biznes.gov.pl - VAT w handlu międzynarodowym, WDT i stawka 0%; Biznes.gov.pl - jak sprawdzić kontrahenta; Allegro Developer Portal - business.allegro.cz i transakcje wewnątrzwspólnotowe; Amazon - VAT Calculation Service; Kaufland Seller University - weryfikacja numeru VAT UE. Stan na październik 2026 r. Tekst opisuje zasady ogólnie i nie jest poradą podatkową. Przepisy o VAT i wymagania platform się zmieniają, więc przy pierwszej transakcji WDT skonsultuj rozliczenie z księgowym.