Kod EAN - co to jest, jak go zdobyć i kiedy jest wymagany na marketplace

Kod EAN to kod kreskowy na opakowaniu produktu, w którym zapisany jest numer GTIN, w Europie najczęściej 13-cyfrowy (GTIN-13). Jedynym oficjalnym źródłem tych numerów jest organizacja GS1, w Polsce GS1 Polska, a firma z przychodami do 2 mln zł płaci za pulę do 10 numerów 136 zł brutto rocznie. Na Kauflandzie i Empiku EAN jest obowiązkowy, na Allegro w kategoriach, w których GTIN jest parametrem wymaganym, a na Amazonie w większości kategorii.

Co to jest kod EAN?

Kod EAN to graficzny zapis numeru GTIN (Global Trade Item Number), czyli globalnego numeru jednostki handlowej. GS1 Polska ujmuje różnicę krótko: EAN to kreski, GTIN to cyfry. Numer GTIN identyfikuje jeden konkretny produkt na całym świecie, a w formularzach marketplace’ów oba pojęcia stoją obok siebie jako „EAN (GTIN)”.

Numery GTIN mają 8, 12, 13 lub 14 cyfr. W Europie najczęściej spotkasz GTIN-13, dlatego „kod EAN” oznacza w praktyce 13 cyfr pod kodem kreskowym. Zasada jest prosta: jeden produkt to jeden numer. Każda cecha, która odróżnia produkt od innego, na przykład kolor, rozmiar, smak albo sposób pakowania, wymaga osobnego GTIN. Raz nadany numer zostaje z produktem na zawsze i nie możesz go później użyć dla innego towaru.

Jak wygląda kod EAN i z czego się składa?

Kod EAN-13 to pas kresek z 13 cyframi pod spodem, czytanymi od lewej:

• Prefiks GS1 (pierwsze trzy cyfry). Firmy zarejestrowane w GS1 Polska dostają prefiks 590. Prefiks wskazuje organizację GS1, w której firma przystąpiła do systemu, a nie kraj produkcji.
• Numer firmy. Razem z prefiksem tworzy tak zwany prefiks GS1 firmy, przydzielony tylko jednej firmie.
• Numer produktu. Nadajesz go sam, w ramach puli numerów, którą wykupiłeś.
• Cyfra kontrolna (ostatnia). Wylicza się ją z pozostałych cyfr i pozwala wykryć błąd przy wpisywaniu albo skanowaniu numeru.

Przykładowy numer z materiałów GS1 Polska to 5901234560009. Cyfrę kontrolną policzysz w kalkulatorze na stronie GS1 Polska, a jeśli zarządzasz numerami w platformie MojeGS1, system wylicza ją sam.

Jak zdobyć kod EAN?

Kody EAN dostajesz, przystępując do Systemu GS1: składasz wniosek w GS1 Polska, płacisz opłatę rejestracyjną i roczną, a potem sam przypisujesz numery do produktów w bezpłatnej platformie MojeGS1. Rejestracja trwa do trzech dni roboczych od złożenia wniosku i zaksięgowania wpłaty.

1. Policz produkty. Każdy wariant liczysz osobno. GS1 Polska podaje przykład: 10 rodzajów koszulek w 9 kolorach i 4 rozmiarach to 360 numerów, czyli pula do 1000.
2. Złóż wniosek online. Podajesz między innymi NIP, dane kontaktowe i przychody firmy za poprzedni rok.
3. Zapłać. Online albo przelewem na podstawie faktury proforma.
4. Przypisz numery w MojeGS1. Wpisujesz nazwę, markę i zdjęcia produktu. Dane trafiają do bazy produktów GS1 (eProdukty), w której Allegro i Empik sprawdzają poprawność kodów.
5. Pobierz certyfikat uczestnictwa. Potwierdza, że numery pochodzą z GS1. Według GS1 Polska mogą go wymagać platformy takie jak Allegro czy Amazon, na przykład przy sporze o błędnie przypisany kod.

Ile kosztuje kod EAN w GS1 Polska?

Płacisz dwie opłaty: jednorazową rejestracyjną, zależną od wielkości puli numerów, i roczną, zależną od przychodów firmy w poprzednim roku. Nowy uczestnik z rocznymi przychodami netto do 2 mln zł dostaje pulę do 10 numerów bez opłaty rejestracyjnej i płaci tylko opłatę roczną.

Opłata roczna wynosi 136 zł brutto przy przychodach do 2 mln zł, 267 zł przy 2–5 mln zł i 672 zł przy 5–10 mln zł, a w najwyższym progu, powyżej 500 mln zł, 5637 zł. Płacisz ją co 12 miesięcy od dnia przystąpienia do systemu. Jeśli jej nie opłacisz, według GS1 Polska tracisz prawo do korzystania z przydzielonych numerów, a z nim możliwość sprzedaży oznaczonych nimi produktów w sieciach handlowych i na marketplace’ach. O kolejną pulę możesz wnioskować, gdy zarejestrujesz co najmniej 80% numerów z pierwszej.

Dlaczego nie kupować „tanich EAN-ów” z odsprzedaży?

Bo kod kupiony od pośrednika spoza GS1 nie jest w bazie GS1 powiązany z Twoją firmą ani z Twoim produktem, a marketplace’y sprawdzają kody właśnie w tej bazie. Taki numer może też należeć do innego produktu na rynku. Konsekwencje opisują same platformy:

• Allegro w pomocy dla sprzedających odradza pozyskiwanie numerów poza GS1: oferta z takim kodem może zostać połączona z niewłaściwym produktem, a Allegro może ją zakończyć. Od sierpnia 2024 r. Allegro usuwa z ofert numery GTIN niezarejestrowane w GS1. W kategoriach, w których GTIN jest obowiązkowy, takiej oferty nie wznowisz ani nie edytujesz, dopóki nie podasz poprawnego numeru.
• Amazon sprawdza kody w bazie GS1 i uznaje za nieważne te, które nie zgadzają się z danymi GS1. Zaleca też kupowanie numerów bezpośrednio w GS1, a nie od firm odsprzedających licencje (komunikat Amazona przytacza GS1 Australia).
• Empik według GS1 Polska sprawdza w bazie GS1, czy numer jest aktualnie licencjonowany i powiązany z konkretnym produktem. Produkt z kodem nieprawidłowym znika z katalogu.

Jeśli odsprzedajesz cudzy towar, nie potrzebujesz własnych kodów. Numer nadaje producent albo właściciel marki, a dystrybutor ani sprzedawca nie może nadać nowego GTIN produktowi, który już go ma. Kod producenta sprawdzisz w wyszukiwarce kodów GS1, zanim wpiszesz go do oferty.

Kiedy kod EAN jest wymagany na marketplace?

Na Kauflandzie zawsze, na Empiku co do zasady zawsze, na Allegro w kategoriach, w których GTIN jest parametrem obowiązkowym, a na Amazonie w większości kategorii, chyba że uzyskasz zwolnienie. Wszędzie numer służy do tego samego: łączy oferty różnych sprzedawców z jedną kartą produktu.

Allegro

Na Allegro EAN jest potrzebny przede wszystkim do połączenia oferty z Katalogiem produktów. Od lipca 2024 r. Allegro wymaga, żeby oferty były połączone z Katalogiem, z wyjątkiem kategorii z unikatowym asortymentem, w których tworzysz produkty tymczasowe. Gdy produktu nie ma jeszcze w Katalogu, dodajesz go z formularza wystawiania, podając między innymi GTIN. Allegro sprawdza wtedy numer w bazie GS1 i przy kompletnych parametrach i zdjęciach automatycznie tworzy kartę produktu.

Amazon

Na Amazonie w większości kategorii musisz podać identyfikator produktu: zwykle GTIN, EAN albo UPC. Gdy produkt nie ma kodu, możesz wnioskować o zwolnienie (GTIN exemption). Według Amazona przysługuje ono w czterech sytuacjach: marka lub producent nie nadaje kodów, jesteś producentem lub właścicielem marki i nie oznaczasz produktów kodami, sprzedajesz części bez GTIN albo zestaw kilku produktów. Produkty, które mają już GTIN, zwolnienia nie dostaną.

Kaufland

Kaufland wymaga EAN we wszystkich kategoriach, obok kategorii, tytułu, opisu, producenta i zdjęcia. Posiadanie oficjalnych kodów EAN to jeden z warunków współpracy. Tego samego produktu nie wolno oferować pod kilkoma kodami. Wyjątek dotyczy wysyłki z różnych magazynów: wtedy tworzysz osobną ofertę dla każdego magazynu.

Kod EAN a GPSR i dane produktu

Rozporządzenie GPSR nie wymienia kodu EAN z nazwy, ale wymaga, żeby oferta internetowa zawierała informacje pozwalające zidentyfikować produkt, w tym jego zdjęcie, rodzaj i inne identyfikatory. Obowiązuje od 13 grudnia 2024 r. i dotyczy każdej oferty na każdym kanale. Na samym produkcie producent musi umieścić numer typu, partii lub serii albo inny widoczny element, który pozwala go zidentyfikować.

Dlatego GTIN warto prowadzić w jednym miejscu razem z resztą danych wymaganych przez GPSR: danymi producenta, osobą odpowiedzialną w UE i ostrzeżeniami. Pełną listę tych danych i sposób ich uzupełniania na Allegro opisaliśmy we wpisie GPSR w ofertach na marketplace.

Jak pilnować kodów EAN przy sprzedaży na wielu kanałach?

Trzymaj EAN w jednym miejscu, przy indeksie produktu, i z niego zasilaj oferty na wszystkich kanałach. Gdy wpisujesz numer ręcznie w każdym panelu, literówka w jednym z nich podpina ofertę do cudzej karty produktu albo tworzy duplikat.

• Każdy wariant (kolor, rozmiar) ma własny GTIN i ten sam numer na każdym kanale.
• Przy zmianie opakowania sprawdzasz, czy produkt nie potrzebuje nowego numeru. Według zasad GS1 przytaczanych przez Allegro nowego GTIN wymaga między innymi zmiana zawartości netto (objętości, masy, liczby sztuk) i zmiana wymiarów lub masy brutto opakowania o więcej niż 20%.
• Zestaw ma własny numer, a zmiana jego składu oznacza nowy GTIN.
• Kody odsprzedawanego towaru bierzesz od producenta i sprawdzasz w bazie GS1, zanim trafią do ofert.

Jeden indeks z poprawnym EAN to także podstawa wspólnego stanu magazynowego, bo sprzedaż na jednym kanale zmniejsza wtedy dostępność tego samego produktu na pozostałych. Tak działa moduł Produkty w Sellero.

Sellero a kody EAN na wielu kanałach

W Sellero każdy produkt ma jeden indeks, a oferty z Allegro, Amazona, Kauflandu, Empiku i pozostałych kanałów mapujesz do niego. Mapowanie robimy razem z Tobą przy wdrożeniu, a kanały łączysz przez oficjalne API z 21 marketplace’ami.

• Produkty: jeden indeks produktu dla wszystkich kanałów i masowa edycja cen i parametrów bez logowania się do każdego panelu.
• Magazyn: jeden stan dla wszystkich kanałów. Sellero rezerwuje towar w chwili zakupu i w tym samym procesie koryguje dostępność na pozostałych kanałach.
• Zamówienia ze wszystkich kanałów w jednej kolejce, przypięte do tego samego indeksu.

Najczęstsze pytania o kod EAN

Czy mogę sprzedawać na marketplace bez kodu EAN?

Tak, ale nie wszędzie. Na Allegro wystawisz ofertę bez GTIN w kategoriach, w których nie jest on parametrem obowiązkowym. Na Amazonie możesz wnioskować o zwolnienie GTIN exemption, na przykład dla produktów własnej marki bez kodów albo dla zestawów. Na Kauflandzie i Empiku EAN jest wymagany, więc bez niego produktu nie dodasz.

Czy kod EAN jest obowiązkowy z mocy prawa?

GPSR nie wymaga kodu EAN z nazwy. Wymaga, żeby oferta zawierała informacje pozwalające zidentyfikować produkt, a GTIN jest jednym z identyfikatorów, które spełniają tę rolę. Obowiązek podania EAN wynika przede wszystkim z regulaminów marketplace’ów i wymagań sieci handlowych.

Czy mogę użyć kodu EAN producenta, gdy sprzedaję cudzy towar?

Tak, i tak właśnie powinieneś zrobić. Numer GTIN nadaje producent albo właściciel marki, a sprzedawca ani dystrybutor nie może nadać innego numeru produktowi, który już go ma. Własne kody są potrzebne, gdy sam produkujesz towar albo sprzedajesz go pod własną marką.

Ile trwa uzyskanie kodów EAN?

Rejestracja w GS1 Polska trwa do trzech dni roboczych od złożenia wniosku i zaksięgowania wpłaty. Po potwierdzeniu rejestracji logujesz się do MojeGS1 i od razu przypisujesz numery do produktów. Allegro podaje, że zarejestrowany numer trafia do bazy danych GS1 w ciągu 24 godzin.

Jak sprawdzić, czy kod EAN jest prawdziwy?

Wpisz numer w wyszukiwarkę kodów i produktów GS1 (eProdukty). Zobaczysz, czy numer pochodzi z GS1, do jakiej firmy należy i do jakiego produktu jest przypisany. Z tej samej bazy korzystają Allegro i Empik przy weryfikacji kodów w ofertach.

Źródła: GS1 Polska - cennik; GS1 Polska - zamów GTIN (kod EAN); GS1 Polska - często zadawane pytania; GS1 Polska - e-commerce i marketplace; GS1 Polska - sprzedaż na Allegro; GS1 Polska - sprzedaż na Amazon; GS1 Polska - sprzedaż na EmpikPlace; GS1 Australia - barcode integrity (stanowisko Amazona); Allegro - czym jest numer GTIN (kod EAN); Allegro Developer Portal - zmiany w produktyzacji; Allegro Developer Portal - parametr GTIN; Amazon Seller Forums - GTIN exemption, przypadki użycia (Amazon); Kaufland Seller University - atrybuty obowiązkowe; Kaufland Seller University - wytyczne dotyczące danych produktów; Kaufland Global Marketplace - rejestracja sprzedawcy; Rozporządzenie (UE) 2023/988 (GPSR), art. 19; Biznes.gov.pl - ogólne wymogi bezpieczeństwa produktów. Stan na październik 2026 r. To nie jest porada prawna. Cennik GS1 i wymagania marketplace’ów mogą się zmienić, więc przed zakupem puli numerów i wystawieniem ofert sprawdź aktualne zasady u źródła.