Vivienne Shop Od sprzedaży ponad stan i Excela do kontroli nad 7 000 zamówień miesięcznie
Jak Vivienne Shop przeniosło sprzedaż z Apilo do Sellero i w ciągu dwóch dni uporządkowało obsługę Amazona, Kauflandu i eBaya.
Vivienne Shop w liczbach
- 700 tys. – 1,2 mln zł
- miesięcznej sprzedaży
- 4 000 – 7 000
- zamówień miesięcznie
- 3
- marketplace’yAmazon, Kaufland, eBay
- 3
- rynki europejskieNiemcy, Austria, Francja
- Pełne archiwum
- Apilo: faktury, przesyłki i dane operacyjne
- Klient
- Vivienne Shop
- Poprzedni system
- Apilo
- Kanały sprzedaży
- Amazon, Kaufland, eBay
- Rynki
- Niemcy, Austria, Francja
- Skala
- 4-7 tys. zamówień miesięcznie
- Czas wdrożenia
- 2 dni, z migracją archiwum
Co przestało działać
System, który nie nadążał za głównym kanałem sprzedaży
Najważniejszym marketplace’em dla Vivienne Shop jest Amazon. Przy nim zespół najbardziej odczuwał ograniczenia dotychczasowego systemu.
Według zespołu Vivienne Shop integracja z Amazonem w poprzednim systemie działała przy ich wolumenie zbyt wolno. Przez opóźnienia w synchronizacji stanów sklep mógł sprzedać produkty dostępne w kilku kanałach ponad rzeczywisty stan magazynowy.
W praktyce oznaczało to:
- sprzedaż produktów, których nie było już w magazynie
- konieczność anulowania zamówień
- dodatkowy kontakt z klientami
- ryzyko pogorszenia wskaźników konta marketplace
- czas poświęcany na ręczne sprawdzanie i korygowanie stanów
Przy kilku tysiącach zamówień miesięcznie problem wracał regularnie, a z taką integracją trudno było sprzedawać więcej.
Klient nadał zwrot, a zespół nie widział, co działo się dalej
Drugim problemem była obsługa zwrotów. Firma nie miała jednego miejsca, w którym pracownicy mogliby sprawdzić stan sprawy.
Pracownicy nie mogli jednym spojrzeniem ustalić:
- czy klient zgłosił zwrot
- czy przesyłka zwrotna została nadana
- czy paczka dotarła już do magazynu
- czy zwracany produkt został przyjęty
- czy zamówienie zostało rozliczone
- które zwroty wymagają reakcji pracownika
Informacje o zwrotach rozkładały się między marketplace’y, przewoźników i wewnętrzne ustalenia zespołu. Im więcej zamówień, tym trudniej było upewnić się, że zespół nie pominął żadnej przesyłki ani rozliczenia.
Pracownicy tracili czas na szukanie wiadomości
Wiadomości od klientów trafiały do osobnych paneli Amazona, Kauflandu i eBaya. Każdego dnia pracownicy musieli logować się do kolejnych platform, sprawdzać nowe wiadomości, odnajdywać właściwe zamówienia i dopiero wtedy przygotowywać odpowiedzi.
Najwięcej czasu pochłaniało:
- przełączanie się pomiędzy panelami
- wyszukiwanie zamówienia
- sprawdzanie jego statusu
- szukanie informacji o przesyłce lub zwrocie
- ustalanie, czy inny pracownik odpowiedział już klientowi
Obsługa klienta rozpadała się na trzy osobne kolejki, każda z własnymi powiadomieniami i panelem, który ktoś musiał regularnie sprawdzać.
Firma znała obrót, ale nie widziała na bieżąco, na czym zarabia
Największym problemem zarządczym był brak bieżącej kontroli nad rentownością sprzedaży. Firma nie widziała marży przy konkretnym zamówieniu, produkcie ani marketplace. Szacowała ją zbiorczo, raz w miesiącu, na podstawie danych z wielu źródeł: raportów sprzedażowych, prowizji, kosztów wysyłki i zakupu towaru, zwrotów, faktur, arkuszy i ręcznych notatek.
Takie podsumowanie przychodziło z opóźnieniem i nie odpowiadało na pytania:
- które produkty są najbardziej rentowne
- na których marketplace’ach marża jest najwyższa
- które zamówienia przyniosły stratę
- jak prowizje i koszty dostawy wpływają na wynik
- czy wzrost sprzedaży oznacza wzrost zysku
Firma mogła zwiększać obrót, nie wiedząc od razu, czy poszczególne oferty nadal na siebie zarabiają.
Co wdrożyliśmy
Jeden proces dla Amazona, Kauflandu i eBaya
Sellero połączyło sprzedaż Vivienne Shop z trzech marketplace’ów w jednym systemie operacyjnym.
Wdrożenie objęło:
- integrację kont Amazona, Kauflandu i eBaya
- konfigurację sprzedaży na rynkach niemieckim, austriackim i francuskim
- synchronizację zamówień
- uporządkowanie powiązań pomiędzy ofertami i produktami
- synchronizację stanów magazynowych
- wdrożenie obsługi zwrotów
- uporządkowanie dostępu do wiadomości i danych klientów
- przygotowanie kontroli rentowności sprzedaży
- migrację danych historycznych z Apilo
Największy nacisk położyliśmy na poprawne działanie integracji z Amazonem: to był główny kanał sprzedaży firmy i zarazem źródło największych problemów w poprzednim systemie.
Migracja bez utraty historii
Po zmianie systemu firma musiała mieć dostęp do wcześniejszych dokumentów i operacji. Zespół Sellero zsynchronizował archiwum Apilo, więc dane o wcześniejszej sprzedaży są dostępne w nowym systemie.
Migracja objęła między innymi:
- wcześniejsze zamówienia
- wystawione faktury
- utworzone przesyłki
- numery paczek
- dane potrzebne do dalszej obsługi klientów
- historię niezbędną przy zwrotach i reklamacjach
Pracownicy nie musieli utrzymywać dwóch systemów ani wracać do Apilo za każdym razem, gdy klient kontaktował się w sprawie starszego zamówienia. Przy przejściu na Sellero nie pominęliśmy żadnej wcześniejszej faktury ani paczki.
Wdrożenie w dwa dni
Od rozpoczęcia migracji do pracy operacyjnej w Sellero minęły dwa dni, razem z przeniesieniem archiwum zamówień z Apilo.
Najważniejsze procesy zespół obsługuje z jednego miejsca:
- nowe zamówienia
- statusy realizacji
- przesyłki
- zwroty
- dokumenty
- dane sprzedażowe
- informacje potrzebne do obsługi klienta
Firma sprzedawała bez przerwy w trakcie zmiany systemu i nie musiała czasowo wyłączać obsługiwanych marketplace’ów.
Efekt wdrożenia
Stany magazynowe bez ręcznego pilnowania paneli
Sellero synchronizuje dane szybciej i stabilniej, więc ryzyko sprzedaży ponad stan spadło. Informacje o sprzedaży z Amazona, Kauflandu i eBaya trafiają do jednego systemu. Sellero aktualizuje dostępność produktu między kanałami, a zespół nie kontroluje ręcznie każdego panelu.
Kolejny marketplace nie oznacza już proporcjonalnie więcej ręcznej pracy przy stanach magazynowych.
Zwroty widoczne od zgłoszenia do rozliczenia
Pracownicy kontrolują zwrot od zgłoszenia aż do przyjęcia przesyłki i zakończenia rozliczenia. Status konkretnej sprawy sprawdzają w jednym miejscu i wychwytują zwroty, które wymagają reakcji.
Zespół łatwiej kontroluje:
- przesyłki zwrotne będące w drodze
- paczki dostarczone do magazynu
- zwroty oczekujące na przyjęcie
- produkty wymagające weryfikacji
- sprawy, które nie zostały jeszcze rozliczone
Mniej przełączania się pomiędzy panelami
Dane o sprzedaży i obsłudze zamówienia pracownicy mają w jednym panelu. Nie zaczynają już każdej sprawy od logowania się do kilku marketplace’ów i ręcznego odtwarzania historii zamówienia.
Informacje o kliencie, przesyłce, dokumencie czy zwrocie zespół znajduje szybciej, więc zostaje więcej czasu na samą sprawę.
Marża dostępna na bieżąco
Sellero połączyło dane sprzedażowe z informacjami o kosztach, więc firma kontroluje marżę na bieżąco, bez czekania na koniec miesiąca.
Firma może analizować rentowność w podziale na:
- zamówienia
- produkty
- marketplace’y
- kraje sprzedaży
- okresy
- koszty prowizji
- wysyłkę
- zwroty i pozostałe koszty operacyjne
Produkty lub kanały, których rentowność zaczyna spadać, zespół zauważa wcześniej, bez czekania na miesięczne podsumowanie z wielu arkuszy.
Dlaczego Sellero
Powody wyboru Sellero
Vivienne Shop szukało systemu, który udźwignie kilka tysięcy zamówień miesięcznie, stabilnie połączy się z Amazonem i pokaże wynik finansowy obok codziennej obsługi zamówień.
W Sellero firma prowadzi teraz całą sprzedaż:
- od pojawienia się zamówienia
- przez synchronizację stanów i wysyłkę
- po zwrot, dokumenty i analizę rentowności
Zmiany po wdrożeniu Sellero.
Sprzedajesz na kilku marketplace’ach, a wynik wciąż liczysz w Excelu.
Zobacz, jak Sellero połączy Twoje zamówienia, stany magazynowe, zwroty, wiadomości i marżę w jednym systemie.
Migrację możemy przeprowadzić razem z archiwalnymi zamówieniami, dokumentami i przesyłkami, więc po zmianie systemu zachowasz historię sprzedaży.
